Efikasno upravljanje događajem i krizne situacije

Piše: Nataša Nikolov, konsultant za event management i osnivač VFA Communications

U drugoj fazi ulazimo u samo polje događaja, kada događaj krene da se realizuje. Na koji način pratimo agendu, kako koordiniramo ljudima i aktivnostima? Kako izgleda komunikacija u ovoj fazi i zašto se ovom prilikom osvrćemo i na temu upravljanja kriznom situacijom? 

Druga faza. Došli ste do trenutka za koji ste se pripremali. Jeste li spremni? Nikada u potpunosti, i uvek je moglo još malo vremena da bude na raspolaganju za pripremu, zar ne? Hajde da vidimo šta znači u stvari event management i koliko ste spremni da upravljate vašim događajem? 

Check lista. Da li je sve provereno na vašoj check listi? Prošli ste više puta i ona vam je potvrda da je sve u redu i da će biti kako ste planirali.

Ništa ne prepuštate slučaju – sve proveriti sa svima i pravilo “3 iteracije“. Da li ste imali poslednje provere sa svima? Razgovarali sa svima i poslednju od tri iteracije uspešno zatvorili dan pre događaja?

Svima je sve jasno. Iz razgovora sa saradnicima i koordinatorima potvrdili ste da je svima sve 200% jasno. 

Imate potpisane ugovore, saglasnosti i druge dokumente. Pravno-formalno su svi uslovi ispunjeni, svi ugovori, saglasnosti, potvrde potpisani ili je sve pripremljeno da se potpišu na dan događaja (ukoliko je protokolom tako predviđeno).

Pravilo bezbednosti. Sve je pripremljeno i provereno, registracija i evidencija, prošli ste puteve evakuacije sa timom (imali probu), imate osobe iz obezbeđenja na pozicijama gde je to potrebno i jasne protokole.

Pravilo osećaja dobrodošlice i pripadnosti događaju. Ono sa čim treba da uđete u upravljanje događajem jeste osećaj dobrodošlice svakoga ko se nađe na događaju, kroz aktivnosti, a onda i osećaj, da je baš na pravom mestu i da pripada tom događaju. Ovo je ono na šta se podešavate dok se sve priprema, kada počinje, dok traje. 

Organizovanje događaja i upravljanje njime je uvek timski rad. Ne zaboravite to, koliko god da ste jedna osoba, ipak uvek imate neke (spoljne) saradnike. Ne zaboravite da je uvažavanje uz otvorenu komunikaciju ključ uspeha vašeg tima. U ovom slučaju, vaš zadatak je da upravljate ljudima, a preko njih različitim segmentima događaja. Na koji način to radite? Potrebno je da postoje jasni kanali i alati komunikacije, unapred definisani. Upravo iz ovog razloga je važna priprema i dobra komunikacija u fazi pripreme. Jer ukoliko ste tada već sve pripremili, vaši ljudi znaju šta tačno treba svi da radite. Vi ste vašu koordinaciju završili još u fazi pripreme i svako odlično zna svoje zadatke. Na događaju samo se informišete međusobno o statusu određenog segmenta događaja. 

Nepredviđene situacije zahtevaju da su odgovornosti definisane ranije i da vi kao koordinatori događaja budete svesni vaše uloge u procesu. Potrebno je da budete spremni na jednu vrstu fleksibilnosti i prilagođavanju nepredviđenim situacijama. Odnosno, da znate na koji način koordinirate ljudima i samim događajem u tim situacijama. 

Kao što znate, dobra proba zlata vredi – prošli ste već sve segmente događaja. Sve što možete prođite ranije, a ono što ne možete zbog objektivnih okolnosti neka bude u onih 0,001%. Ovo je jedinstvena prilika da vidite na vreme šta može drugačije, šta može bolje, bez čega se možda može, a šta je potrebno dodati. Sa probom, uz princip „2 male, 1 generalna“, vi ste sigurni i spremni ulazite u vaš događaj. To vama donosi dobar osećaj i uživanje u onome što imate da poklonite vašoj publici.

Ukoliko ipak dođe do nepredviđenih okolnosti, bitno je da imate neku strukturu i standarde ispod kojih se ne ide bez obzira na konkretnu situaciju:
1.      Bezbednost svih aktera događaja – Ovo je uslov nad uslovima, bezbednost svih je na prvom mestu. Ukoliko dođe do situacija kada morate da menjate nešto, imajte na umu ovu stavku kao prvu, a to je da su svi bezbedni i da se osećaju bezbedno.

2.      Osećaj poštovanja onih zbog kojih događaj pravite – Nikada ne menjajte nešto u okviru događaja na uštrb osećaja poštovanja prema vašoj ciljnoj javnosti. Transparentna i iskrena komunikacija je prvi uslov da se svako oseti poštovanim, a onda bi trebalo da uslede i postupci koji to podržavaju.

3.      Stabilnost i fokus na rešenje (“bez panike“) – Ne upadajte u paniku. Imate vaš tim, okupite se i razmotrite eventualna rešenja. Kao koordinator, na vama je da čujete sva mišljenja, kao i da preuzmete odgovornost i donesete konačnu odluku. 

4.      Zabavite se – I ovo je najvažnija stvar, jer kada je sve pripremljeno, vi zaista možete da uživate u onome što ste kreirali i čijem nastanku ste doprineli. Zabavite se, i u isto vreme pokažite profesionalizam i pripremljenost. Kada je sve na vreme pripremljeno i svi aspekti organizovani, vaše je pravo i da uživate u vašem postignuću. Na taj način ćete više poštovati sebe, vaš tim, vaše saradnike i bićete zaista neko ko voli posao kojim se bavi. 

Krizna komunikacija tokom realizacije događaja
Kao što smo videli još u prvoj, pre-event fazi radili ste na pripremi PR plana. Tada je upravo bio trenutak da prođete i pripremite moguće scenarije i za potencijalnu kriznu komunikaciju tokom događaja.

Protokol postupanja – Bez obzira na to da li već u okviru vaše organizacije imate plan odnosno strategiju krizne komunikacije, određeni koraci su isti i oni podrazumevaju sledeće:

·      Postoji plan krizne komunikacije, koji je operativan, jasan i update-ovan.

·      Imate jasno definisan tim koji će istupati u kriznoj situaciji (to treba da su ljudi koji operativno mogu da obavljaju svoje funkcije i koji su dobro upoznati sa celokupnim događajem ili vašom organizacijom, najčešće je to direktor organizacije ili njen zvanični portparol). Jasno je definisano ko je odgovorna osoba koja komunicira ka javnostima – i eksternim i internim.

·      Postoji osoba u timu koja je odgovorna samo za komunikaciju na društvenim mrežama, jer je važno da na ta pitanja i komentare bude brzo i tačno odgovoreno. Tako da je još jedan zadatak da se informacije brzo prikupljaju i da su uvek tačne. 

·      Priprema scenarija – Priprema scenarija je nešto što ste završili i prošli tokom pre-event faze. Iako možda imate tim koji se bavi komunikacijama, kao neko ko vodi projekat organizacije nekog događaja, ovo je segment u kome treba da ste sve vreme uključeni i u svaku njegovu fazu. Jer ako se nešto dogodi što dovodi do potrebe za kriznom komunikacijom, iako imate komunikacioni tim, vi zbog koordiniranja svim ostalim aspektima događaja i ljudima na samom događaju ili oko njega, treba da znate korake i šta su sve mogućnosti delovanja.

·      Smirenost i transparentnost – U situacijama krize, važno je da ostanete smireni i da sve što komunicirate bude transparentno. A da podsetim, transparentno ne znači da treba da pričate sve svima, već da obezbeđujete i komunicirate jasan kontekst za odluke koje donosite.